Hultsfreds kommun gjorde inköp på 7,4 miljoner från en leverantör – utan att upphandla. Bilden är ett montage. Foto: Ossian Mathiasson/MostPhotos
Tidigare under året har kommunens IT-säkerhetsarbete sågats från revisionshåll. Den här gången har revisorerna tittat på hur väl direktupphandlingarna följer lagen och de interna riktlinjerna.
Där har man hittat flera brister:
- Den interna kontrollen är inte tillräcklig.
- Samordningen av ingångna avtal i kommunen är inte tillräcklig.
- Dokumentationen är bristfällig.
- Det finns fall där upphandlingar överskridit gränsvärdet.
- Det saknas tillräcklig medvetenhet och kunskap.
"Vi konstaterar att det finns behov av att säkerställa att samtliga av kommunens avtal läggs in i avtalsdatabasen för att minska riskerna för felaktigheter. Att inköp görs hos annan leverantör än den kommunen har avtal med riskerar innebära kontraktsbrott vilket riskerar leda till skadestånd", skriver KPMG.
Genomför inga kontroller
Direktupphandling får genomföras om värdet av köpet understiger 700 000 kronor. För inköp över 100 000 kronor finns det ett krav på dokumentation. Hultsfreds kommun är ansluten till Inköpscentralen, en funktion som man delar med Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och Västervik. Policyn som medarbetare har att förhålla sig till kommer från Inköpscentralen.
Där finns det också en avtalskatalog som ska samla kommunens upphandlade tjänster och som ska kontrolleras före inköp. Denna upplevs dock som krånglig och är inte fullständig.
Några kontroller av direktupphandlingar görs inte alls och det finns inte heller någon digital stödfunktion för ändamålet. Istället används en blankett och det systemet får kritik för att vara för osäkert.
"Det uppges vara svårt att få verksamheterna att förstå att även små inköp som görs inom respektive verksamhet påverkar och bidrar till risken att direktupphandlingsgränsen överskrids", skriver KPMG.
Köpte för 7,4 miljoner utan att upphandla
KPMG har gjort 19 stickprov med en relativt förfärande slutsats. Över hälften, tio stycken, har brister. Det handlar om både kontraktsvärdet och dokumentationen. Från en leverantör har kommunen handlat för hela 7,4 miljoner – extremt långt över direktupphandlingsgränsen. Den typen av brist riskerar att leda till böter för kommunen.
"I samtliga fall saknas ifylld upphandlingsblankett, vilken enligt riktlinjen ska användas vid alla inköp som överstiger 100 000 kronor. Vidare överstiger tre av direktupphandlingarna beloppsgränsen. Vi ser detta som en allvarlig brist", menar KPMG.
Granskningen avslutas med en mängd rekommendationer. Det handlar om att stärka den interna kontrollen, att ute en inköpsansvarig för varje verksamhet, att ta fram rutiner för att säkerställa att direktupphandlingar inte överstiger gränsvärdet samt att utbilda medarbetare.
"Det är ju inte bra"
Rapporten var uppe på gårdagens fullmäktige och revisorn Torbjörn Karlsson redogjorde för innehållet.
– KPMG har gjort en massa stickprov på det här och det finns brister i dokumentation. Det saknas ifylld upphandlingsblankett och tre direktupphandlingar överstiger beloppsgränsen och det är ju inte bra, sa han.
Kommunalrådet Lars Rosander (C) berättade att kommunen kommer agera.
– Det är uppenbart att det finns det som kallas förbättringspotential. Vi har remitterat granskningen till vår administrativa chef för att förbereda ett svar med förslag på åtgärder naturligtvis och att det då kommer tillbaka till oss i tid så att vi kan lämna svar.